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Ist Business Process Outsourcing im Einkauf möglich?

Tätigkeiten im Einkauf lassen sich auch im Mittelstand gewinnbringend outsourcen. Administrative Tätigkeiten werden reduziert, Kosten lassen sich reduzieren, da sich Synergieeffekte ergeben, und Rahmenverträge können abgeschlossen werden. Beim Outsourcing geht es keinesfalls um die Auflösung der Einkaufsabteilung, sondern Ziel ist eine bestmögliche Entlastung des Einkaufs im Unternehmen.

Reduzierung der Beschaffungskosten mit Outsourcing im Einkauf

In mittelständischen Unternehmen werden Tätigkeiten im Einkauf bislang noch selten ausgelagert. Langfristig ist mit dem Outsourcing strategischer Tätigkeiten im Einkauf jedoch eine Reduzierung der Beschaffungskosten und damit der gesamten Prozesskosten möglich. Die Einkaufsabteilung soll im Unternehmen nicht abgeschafft, sondern entlastet werden. Waren, die in einem Unternehmen ständig vorhanden sein müssen und nicht unmittelbar in die Produkte des Unternehmens eingehen, können durch einen externen Beschaffungsdienstleister bestellt werden – hier handelt es sich um den strategischen Einkauf.  

Outsourcing – nur für strategischen Einkauf möglich

Grundsätzlich ist das Outsourcing im Einkauf nur bei der strategischen Beschaffung möglich. Die operative Beschaffung kann nicht ausgelagert werden, da die Wege über einen externen Beschaffungsdienstleister zu lang wären. Die benötigten Materialien kommen dann vor allem bei Terminengpässen und bei Notfällen wie Maschinenausfällen nicht schnell genug in der Abteilung an. Das würde zu noch höheren Kosten und schlimmstenfalls zu Lieferverzug und dem Verlust wichtiger Kunden führen.

Die Aufgaben von Business Process Outsourcing im Einkauf

Business Process Outsourcing (BPO) ist die Auslagerung von Funktionsbereichen oder ganzen Geschäftsbereichen und die Beauftragung eines auf diese Tätigkeiten spezialisierten Partners. BPO-Einkaufsdienstleister haben sich auf die Übernahme von Einkaufsprozessen für Unternehmen spezialisiert. Sie übernehmen zum Teil ganze Funktionsbereiche mit Personal und IT-Infrastruktur. Der Einkauf oder zumindest bestimmte Bereiche darin werden durch die BPO-Einkaufsdienstleister erledigt. Der Dienstleister übernimmt entweder alle mit seiner Tätigkeit verbundenen Risiken selbst oder teilt sie partnerschaftlich mit seinem Auftraggeber.

Mit dem Outsourcing verschiedener Einkaufstätigkeiten an einen Einkaufsdienstleister ergeben sich viele Vorteile:

  • Bündelungseffekte, die zur Optimierung der Produktionskosten beitragen
  • Reduktion der Lieferanten
  • Ausnutzung von Kostenvorteilen durch Rahmenverträge und größere Bestellmengen, höherer Nutzungsgrad von Rahmenverträgen
  • Verbesserte Zahlungskonditionen

Tätigkeiten im Einkauf, die outgesourct werden können

Die Einkaufsabteilung im Unternehmen kann entlastet werden, indem verschiedene Tätigkeiten outgesourct werden. Eine Tätigkeit, die sich outsourcen lässt, ist die Beschaffungsmarktanalyse: Bestehende Verträge mit Lieferanten können vom Einkaufsdienstleister geprüft werden. Dieser schaut dann, ob andere Anbieter günstigere Konditionen gewähren oder ob eine Bündelung durch bestehende Lieferantenverträge des Einkaufsdienstleisters möglich ist.

Das Lieferantenmanagement ist eine weitere Tätigkeit, die ausgelagert werden kann. Die Kommunikation mit den Lieferanten kann über den Einkaufsdienstleister abgewickelt werden. Dieser ist auch für die Abwicklung von Reklamationen zuständig. Eine Tätigkeit, die über den externen Einkaufsdienstleister erfolgen kann, ist die Beschaffung von indirektem Material. Dabei handelt es sich um Material, das nicht direkt in das Erzeugnis eingeht, aber benötigt wird:

  • Material für Wartung und Instandhaltung der Maschinen
  • Reinigungsmaterial
  • Büromaterial
  • Möbel für das Unternehmen
  • IT und Zubehör

Verschiedene Bestandteile, die mittelbar in das Produkt eingehen, beispielsweise Betriebsstoffe, können ebenfalls durch einen Einkaufsdienstleister beschafft werden. Sogar Rohstoffe, Hilfsstoffe und Halbfabrikate, die direkt in das Produkt eingehen, können vom externen Einkaufsdienstleister bestellt werden, um Kostenvorteile auszunutzen. Voraussetzung ist, dass diese Materialien rechtzeitig im Unternehmen eingehen und immer in ausreichender Menge vorhanden sind. Der Vorrat muss so groß sein, dass flexibel auf die Kundenanforderungen reagiert werden kann.

 Checkliste über Tätigkeiten, die sich outsourcen lassen

Welche Einkaufstätigkeiten Sie in Ihrem Unternehmen outsourcen können, sollten Sie anhand dieser Checkliste prüfen:

  • Ist eine Beschaffungsmarktanalyse erforderlich?
    Prüfen Sie, ob Verbesserungen durch günstigere Lieferanten möglich sein könnten oder ob langfristige Lieferantenverträge zu sehr günstigen Konditionen bestehen
  • Kann das Lieferantenmanagement ausgelagert werden?
    Prüfen Sie, ob viele Lieferanten vorhanden sind und ob eine Reduzierung dieser Tätigkeit möglich ist
  • Soll die Beschaffung von indirektem Material extern erfolgen?
    Prüfen Sie, welche indirekten Materialien regelmäßig benötigt werden
  • Können auch Materialien, die mittelbar oder unmittelbar in die Erzeugnisse eingehen, extern beschafft werden?
    Prüfen Sie, welche Betriebsstoffe, Rohstoffe oder Halbfabrikate stets vorrätig sein müssen und daher extern beschafft werden können

Voraussetzungen für die Auslagerung von Tätigkeiten im Einkauf

Die Auslagerung von Tätigkeiten im Einkauf ist nur dann möglich, wenn standardisierte und dokumentierte Einkaufsprozesse im Unternehmen etabliert sind, die ständig wiederkehren. Einzelne Prozessschritte lassen sich auch dann auslagern, wenn eine umfassende Dokumentation von komplexen Einkaufsprozessen nicht möglich ist. Es muss sich dabei um kleine Prozessschritte handeln, die sich wiederholen und die zum Tagesgeschäft dazugehören. Sind Sie sich noch nicht sicher, ob es sinnvoll ist, Tätigkeiten im Einkauf auszulagern, können Sie die Beschaffung von indirektem Material probeweise auslagern und dann, wenn sich dieses Verfahren bewährt, weitere Tätigkeiten auslagern. 

Gründliche Analyse ist Voraussetzung

Die Einkaufsabteilung kann auch in mittleren Unternehmen entlastet werden, indem verschiedene Tätigkeiten an einen BPO-Einkaufsdienstleister übertragen werden. Voraussetzung dafür ist eine gründliche Analyse des Einkaufs. Es muss geprüft werden, ob verschiedene Tätigkeiten standardisiert und dokumentiert sind. Die Beschaffungsmarktanalyse, das Lieferantenmanagement, aber auch die Beschaffung verschiedener Materialien können ausgelagert werden. Langfristig lassen sich dadurch Beschaffungskosten sparen, da günstige Konditionen ausgeschöpft werden können.

Beim Outsourcing von Tätigkeiten im Einkauf müssen verschiedene Dinge berücksichtigt werden:

  • Standardisierte und dokumentierte Prozesse
  • Beschaffungsmarktanalyse
  • Lieferantenmanagement
  • Beschaffung von indirektem Material
  • Einsparung von Beschaffungskosten 
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