Zum weiteren Sinne der Begriffsdefinition zählen die Beschaffung von Informationen, Dienstleistungen, Rechten oder auch Arbeitskräften. In der Praxis beschränkt sich die Beschaffungsplanung häufig auf den Einkauf von Sachgütern. Durch eine optimale Beschaffungsplanung wird eine Firma somit mengen,- termin,- und qualitätsgerecht mit Objekten versorgt, die für die unternehmerische Leistungserstellung relevant sind. 

Beschaffungsobjekte in Betrieben

Die zu beschaffenden Objekte lassen sich in drei Arten des Bedarfs unterteilen. Waren oder Materialien, die unmittelbar in das fertige Produkt fließen oder bereits in einem verkaufsfähigen Zustand eingekauft werden, zählen zum sogenannten Primärbedarf. Der Sekundärbedarf eines Unternehmens umfasst Rohstoffe oder unfertige Erzeugnisse, die nach ihrer Weiterverarbeitung ins Endprodukt einfließen. Alle Materialien, die zur Fertigung des Produkts benutzt werden, bezeichnet man als Tertiärbedarf. Dazu gehören Betriebsstoffe (z.B. Maschinenöl) oder Hilfsstoffe wie beispielsweise Kleber. Für die Festlegung der benötigten Beschaffungsobjekte bildet eine Bedarfsermittlung die Grundlage. 

Ziele und Herausforderungen der Beschaffungslogistik

Die Aufgabe der Beschaffungsplanung ist es, die Wertschöpfungskette zwischen der Materialübernahme bis zur Übergabe an den Kunden zu optimieren. In einem zunehmend global ausgerichteten Wettbewerb wird die Beschaffung zu einer zunehmend wachsenden Herausforderung für Unternehmen. Es gilt, Güter so günstig wie möglich zu beschaffen, ohne Einbußen bei der Qualität oder Zeit hinzunehmen. Vor allem im Hinblick auf die bestmögliche Kundenversorgung hat die Beschaffungslogistik eine enorme Bedeutung. 

Strategie der Beschaffungsplanung

Die Aufgaben innerhalb der Beschaffungslogistik sind umfangreich. Das Management muss verschiedene Fragen bezüglich der Versorgung und Bereitstellung von Gütern klären, um eine ideale Beschaffungsplanung in die Tat umzusetzen. Erst dann kann die Einkaufsleitung eine Strategie entwickeln, woraus sich konkrete Maßnahmen ableiten lassen. Dabei wird in der Regel ein Unterschied zwischen der operativen und der strategischen Beschaffung gemacht. Für die operative Beschaffung sind in der Regel die Fachabteilungen einer Firma zuständig. Sie lösen die entsprechenden Bestellungen nach Vorgaben der definierten Strategie aus, für deren Erstellung die Einkaufsabteilung verantwortlich ist. 

Make or Buy? 

Nachdem mittels einer Bedarfsplanung analysiert worden ist, welche Güter für das unternehmerische Handeln gebraucht werden, sollte eine Make-or-Buy-Entscheidung getroffen werden. Hinsichtlich der Wertschöpfung und Wettbewerbsfähigkeit ist die Entscheidung zwischen Eigenfertigung (Make) und Fremdbezug (Buy) richtungsweisend. Durch eine Make-or-Buy-Analyse wird sowohl eine Wirtschaftlichkeitsanalyse durchgeführt, als auch unter Berücksichtigung verschiedener Einflussfaktoren das unternehmerische Risiko abgewogen. Kosten, Qualität, konkrete Ziele, Liquidität und Imageüberlegungen sind bei der Durchführung einer Make-or-Buy-Analyse zu berücksichtigen. 

Lieferantenbewertung 

Wenn die Entscheidung nach Abwägung aller Kriterien zugunsten des Fremdbezugs gefällt wurde, ist der nächste Schritt in der Beschaffungsstrategie die Klassifizierung der Beschaffungsartikel. Danach wird eine Analyse des Beschaffungsmarktes vollzogen. Es geht hierbei darum, die fürs Unternehmen geeigneten Lieferanten zu ermitteln. Mittels einer sogenannten Lieferantenbewertung lässt sich eine systematische und umfassende Beurteilung durchführen. Diese Methode ist geeignet, um anhand von gewichteten Beurteilungskriterien Lieferanten einzustufen und letztlich die optimale Lösung zu finden. Zu den typischen Kriterien zählen neben dem Preis und der Qualität auch Zuverlässigkeit, Innovationsfähigkeit und Service. Für die Sichtung potenzieller Lieferanten gibt es diverse Quellen, auf die innerhalb der Beschaffungsplanung zurückgegriffen werden kann. Diese sind beispielsweise:

  • Internetrecherche
  • Fachzeitschriften
  • Messen
  • Dateien und Quellen aus früheren Bestellungen  

Hat die Einkaufsabteilung den richtigen Lieferanten gefunden, muss sie einen Kaufvertrag (bei einmaligen Bestellungen) oder einen Liefervertrag (bei Serienbestellungen) abschließen. 

Bestellmenge und -termine

Die Königsdisziplin in der Beschaffungsplanung ist die Ermittlung der optimalen Bestellmenge. Diese ist dann erreicht, wenn sowohl Bestell- als auch Lagerhaltungskosten ein Minimum aufweisen. Der Konflikt: Je häufiger eine Bestellung ausgelöst wird, desto höher fallen die Bestellkosten aus. Bei seltenen Bestellungen sind die Einkaufskosten zwar gering, gleichzeitig werden aber erhöhte Lagerkosten verursacht. Für die Ermittlung der optimalen Bestellmenge gibt es verschiedene mathematische Methoden. Zu einer der populärsten gehört die "Andler-Formel". Allerdings entspricht sie nicht mehr oder nur noch teilweise den komplexen Ansprüchen des heutigen Bestandsmanagements. Klassische Fragen zur Ermittlung der richtigen Bestellmenge sind folgende:

  • Wie hoch ist der aktuelle Bestand?
  • Wie viel Kapital steht zur Verfügung?
  • Wie hoch ist der Bedarf / Absatz?
  • Wie wird sich der Preis des Beschaffungsgutes entwickeln?
  • Wie hoch ist die Lagerkapazität?  

Der jeweils richtige Bestellzeitpunkt ergibt sich aus den in der Bedarfsplanung ermittelten Werten. Diese müssen in Verbindung mit der optimalen Bestellmenge gesetzt werden. 

Fazit: Gute Beschaffungsplanung zahlt sich aus

Eine optimale Beschaffung ist die grundlegende Voraussetzung für die Sicherstellung der Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen. Die Beschaffungslogistik steuert den Materialfluss vom Zulieferer bis ins eigene Lager durch geeignete Maßnahmen, die auf einer strategischen Planung beruhen. Basierend auf einer sorgfältigen Bedarfsplanung werden die Beschaffungskosten mithilfe der Beschaffungsplanung optimiert. Zudem wird der Zielkonflikt zwischen der Lieferbereitschaft und den Lagerkosten gelöst. Benötigte Materialien werden in der richtigen Qualität, zum richtigen Preis, in der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt dem Unternehmen zur Verfügung gestellt.