Was ist die Warengruppenstrategie?
Wer nach der Warengruppenstrategie einkauft, beschafft nicht alle Materialien auf die gleiche Art und Weise, sondern teilt sie nach Produktgruppen ein. Denn während einige Güter teuer und eher kompliziert zu beschaffen sind (strategische Materialien), können andere Materialien günstig und standardisiert erworben werden (Standardmaterialien). Als Segmentierungskriterien kommen auch die Kundenkategorie oder der Verwendungszweck infrage.
Der Beschaffungsprozess unterscheidet sich teils deutlich: So ist beim Einkauf von strategischen Materialien beispielsweise eine hohe Vertrauensbasis zum Lieferanten von Vorteil, während sich Standardmaterialien problemlos online beschaffen lassen. Bei der Erarbeitung seiner Strategie sollte der Einkauf von anderen Abteilungen wie der Qualitätskontrolle, Forschung und Entwicklung oder auch der Logistik unterstützt werden, da diese zur Einordnung beitragen können.
Im Anschluss sollte jeweils ein Einkäufer als Lead Buyer für jede Warengruppe zuständig sein. Dieser kann sich dann in seinem jeweiligen Markt zum Experten entwickeln und die Beschaffung optimieren.
Vor- und Nachteile der Warengruppenstrategie in der Beschaffung
Eine erfolgreiche Umsetzung der Warengruppenstrategie bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich:
- Nachhaltige Kostensenkung, je nach Warengruppe etwa zwischen fünf und 30 Prozent
- Qualitätssteigerung der eingekauften Materialien und Dienstleistungen
- Weitreichende Transparenz über Ausgaben, Mengen, Verträge und deren Konditionen
- Reduzierung der Schnittstellenprobleme zwischen unterschiedlichen Abteilungen
Diesen Vorteilen stehen im Wesentlichen zwei Nachteile gegenüber:
- Bei nur einem Hauptverantwortlichen können Fehleinschätzungen des Lead Buyers schwere Folgen haben
- Mengenvorteile lassen sich schwerer realisieren
Erarbeitung einer Warengruppenstrategie
Eine Warengruppenstrategie lässt sich in den folgenden fünf Schritten konzipieren:
1. Bedarfsanalyse: Aktuelle Beschaffungsstrukturen müssen zunächst transparent gemacht werden: Wer kauft was ein, bei welchem Lieferanten, in welcher Menge und zu welchem Preis?
2. Marktanalyse: Im Anschluss müssen Informationen über die Liefermöglichkeiten, die Preise und die Qualität notwendiger Materialien auf dem Markt gesammelt und analysiert werden.
3. Warengruppenanalyse: Sie dient dazu, Optimierungsmöglichkeiten für jede Warengruppe ausfindig zu machen und zu bewerten.
4. Lieferantenauswahl: Mittels einer Ausschreibung lassen sich neue Lieferanten der benötigten Waren finden, die das beste Preis-Leistungs-Angebot anbieten.
5. Umsetzung der Warengruppenstrategie: Die Kooperation mit den neuen Lieferanten muss sich genauso bewähren wie die interne Kommunikation zu den in die Strategie einbezogenen Abteilungen.
Studie: Unternehmen lassen Potenziale noch ungenutzt
Laut einer Studie der Schweizer Unternehmensberatung Convivax lassen noch viele Unternehmen die Einsparpotenziale der Warengruppenstrategie ungenutzt. Während bei direkten Materialien immerhin 88 Prozent der befragten Entscheider aus dem Einkauf angaben, solche Strategien zu erarbeiten, waren es bei indirekten Materialien lediglich 53 Prozent. Bei Dienstleistungen sogar nur gut jeder dritte Studienteilnehmer. Über den gesamten Einkauf betrachtet decken rund zwei Drittel der Unternehmen mehr als die Hälfte ihres Einkaufsvolumens mit einer Warengruppenstrategie ab.
