In diesem Artikel lesen Sie: 

  • Was ist Lieferanten-Onboarding?
  • Lieferantenidentifizierung
  • Lieferanten-Qualifizierung
  • Tipps für ein reibungsloses Lieferanten-Onboarding

 

Was ist Lieferanten-Onboarding? 

Beim Lieferanten-Onboarding geht es darum, einen Lieferanten optimal in die Beschaffungsprozesse eines Unternehmens einzubinden (Onboarding=Eingliederung). Vorwiegendes Ziel des Onboardings ist es, optimierte Prozesse zu schaffen, um stärkere Käufer-Lieferanten-Beziehungen aufzubauen. Diese führen dann zu verbesserten Geschäftsergebnissen für beide Parteien. Um dieses Ziel zu erreichen, umfasst das Lieferanten-Onboarding im Wesentlichen zwei Prozess-Schritte: die Lieferantenidentifizierung und die Lieferantenqualifizierung. 

Lieferantenidentifizierung

Bei der Lieferantenidentifizierung geht es darum, die Lieferanten zu ausfindig zu machen, welche die Anforderungen eines Unternehmens am besten erfüllen. Um diese Informationen zu gewinnen, greifen die meisten Unternehmen auf Quellen wie Datenbanken oder Kataloge zurück. Weitere ergiebige Quellen sind elektronische Marktplätze oder auch Lieferantendatenbanken wie „Wer liefert was“.

Aber auch Messe- und Kongresskontakte oder Veröffentlichungen in Fachzeitschriften können bei der Suche nach dem passenden Lieferanten helfen. Haben Unternehmen potenzielle Kandidaten entdeckt, werden diese aufgefordert, mehr Informationen zu ihrem Unternehmen und dessen Produktportfolio bereitzustellen.

Häufig abgefragte Informationen:
 

  • Firmenname und Adresse
  • Rechtsform
  • Anzahl der Mitarbeiter
  • Produkt- und Serviceportfolio
  • Standorte des Unternehmens
  • Angaben zum Umsatz


Haben potenzielle Kandidaten diese Informationen geliefert und entsprechen danach noch immer dem Suchraster des Unternehmens, folgt im zweiten Schritt eine detailliertere, warengruppenbezogene Abfrage von Informationen.

Quotation mark
Bei Lieferanten-Audits werden nicht nur die vom Lieferanten gemachten Angaben kritisch überprüft. Auch die Prozesse auf Lieferantenseite werden dahingehend untersucht, ob sie mit den Anforderungen und Richtlinien des Unternehmens zusammenpassen.

Lieferanten-Qualifizierung

Halten die potenziellen neuen Partner, was sie versprechen? Um das herauszufinden, führen viele Unternehmen strukturierte Lieferanten-Audits durch. Dabei werden nicht nur die vom Lieferanten gemachten Angaben kritisch überprüft. Auch die Prozesse auf Lieferantenseite werden dahingehend untersucht, ob sie mit den Anforderungen und Richtlinien des Unternehmens zusammenpassen.

In der Regel werden bei einem Lieferanten-Audit folgende Kriterien überprüft:
 

  • Zertifizierungen (z. B. ISO-Zertifizierung, CSR-Vorschriften und GMP-Richtlinien)
  • Mitarbeiterschulungen
  • Maßnahmen zur Qualitätssicherung
  • Dokumentationen (z. B. von Wartungseinsätzen)
  • Richtlinien zur Dokumentation


Erfüllt ein Kandidat auch diese Kriterien, kann er als potenzieller Lieferant in die Datenbank des Unternehmens implementiert werden.

Tipps für ein reibungsloses Lieferanten-Onboarding

Die Eingliederung eines neuen Lieferanten kann komplex sein. Hier ein paar Tipps, die Ihnen das Onboarding vereinfachen können:
 

  1. Stellen Sie sicher, dass der Onboarding-Prozess für Lieferanten an allen globalen Standorten Ihres Unternehmens einheitlich ist. Für alle Lieferanten sollten unabhängig von der Größe einheitliche Standards gelten.
  2. Die Automatisierung von Lieferanten-Onboarding-Prozessen über ein Lieferanten-Self-Service-Portal beschleunigt den Onboarding-Prozess für alle Parteien. Kann der Lieferant beispielsweise seinen Produktkatalog digital hochladen, reduziert dies den manuellen Arbeitsaufwand auf allen Seiten erheblich.
  3. Reduzieren Sie das Lieferantenrisiko und stellen Sie die Einhaltung Ihrer Lieferantenrichtlinien schon während des Onboarding-Prozesses sicher, indem Sie Checklisten und standardisierte Arbeitsabläufe verwenden.
  4. Stellen Sie während des Onboarding-Prozesses sicher, dass Sie relevante, vollständige und validierte Informationen von Ihren Lieferanten bekommen. Die Standardisierung Ihrer Daten und die Implementierung von Datenqualitätsregeln und Validierungsdiensten (z. B. globale Adresse, E-Mail und Telefonnummer) verbessern Ihre Lieferantenbeziehung und Kommunikation von Anfang an.