Was ist E-Procurement?

E-Procurement bezeichnet den elektronischen Einkauf von Produkten beziehungsweise Dienstleistungen über digitale Netzwerke. Eine eindeutige, feste E-Procurement-Definition existiert nicht. Einigkeit herrscht in der Fachliteratur jedoch darüber, dass der Einsatz von Internettechnologien ein Kernelement von E-Procurement-Systemen darstellt.

Im Kern löst beim E-Procurement ein durchgängig elektronischer Ablauf die papierbasierten Prozesse ab. Dies umfasst zum Beispiel digitale Lieferantenkataloge, die Integration von Lieferantenshops, Marktplätze, Genehmigungsprozesse, Lieferantenintegration per EDI und vieles mehr. Ebenfalls wichtig: E-Procurement bezeichnet die operative elektronische Beschaffung und ist nicht zu verwechseln mit dem E-Sourcing, mit dem die strategische elektronische Beschaffung gemeint ist.

E-Procurement senkt Kosten

Einer der Vorteile von E-Procurement ist die Senkung von Aufwand und Kosten bei jeder Bestellung. Weder die anfordernde Stelle im Unternehmen noch der Einkauf müssen lange im Internet recherchieren oder Printkataloge durchsuchen. Bestellt wird ganz einfach online aus einem einheitlichen, geprüften Katalog zu verhandelten Konditionen. Ebenfalls zeit- und kostensparend sind standardisierte Vorlagen für Ausschreibungen.

Beim E-Procurement läuft der gesamte Bestellprozess automatisch und elektronisch. Es müssen keine Anforderungen, Genehmigungen oder Bestellungen mehr ausgefüllt, an Lieferanten gemailt, gefaxt oder per Telefon durchgegeben werden. Die Papierablage entfällt dementsprechend. Eine Studie des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) bestätigt, dass sich dank E-Procurement mit Katalogsystem die Prozesskosten im Einkauf um durchschnittlich 30 Prozent senken lassen.

E-Procurement verhindert Maverick Buying

E-Procurement macht Ausschreibungen transparent. Das stellt sicher, dass der Einkauf das optimale Angebot identifiziert. Einheitliche, geprüfte Kataloge mit verhandelten Konditionen sorgen dafür, dass der Einkauf Bedarfe bündeln kann und nur bei qualifizierten Lieferanten zu verhandelten Preisen bestellt.

In vielen Unternehmen, die noch kein E-Procurement betreiben, ist es üblich, außerhalb bestehender Verträge und abgestimmter Preise einzukaufen. E-Procurement schiebt diesem Maverick Buying – dem „wilden Einkaufen“ – einen Riegel vor.

Konkret: Laut BME sinken dank E-Procurement-Lösungen mit Katalogsystem die Einstandspreise um durchschnittlich sieben Prozent.

E-Procurement sorgt für einen schnelleren ROI

Beim E-Procurement stellt sich der Return on Investment (ROI) schneller ein als beispielsweise bei Investitionen in den Maschinenpark oder die Erweiterung von Fertigungsequipment. Im Vergleich dazu führen die operativen und monetären Effekte von E-Procurement früher und nachvollziehbar zu einer schnellen Amortisierung der Aufwände.

E-Procurement befreit den Einkauf von zeitraubenden Routineaufgaben. Das setzt Kapazitäten frei, die der Einkauf beispielsweise für die Lieferantenauswahl und -bewertung oder das Verhandeln von Angeboten und Rahmenverträgen nutzen kann.

Sichere Archivierung erhöht Transparenz

Beim E-Procurement ist der Bestellprozess voll automatisiert. Das bedeutet auch, dass alle Archivierungen automatisch erfolgen und sämtliche wichtigen Informationen wie Anforderungen, Genehmigungen und Bestellungen jederzeit lückenlos nachvollziehbar und transparent abrufbar sind.

Fazit

E-Procurement lohnt sich! Praxiserfahrungen belegen, dass bereits sechs bis acht Monate nach der Implementierung von E-Procurement-Systemen deutliche Kostenreduzierungen erreicht werden können. Der BME geht davon aus, dass sich durch die Automatisierung und ein optimiertes Lieferantenmanagement auf der Basis eines Katalogsystems pro Jahr Einsparungen bei den Einkaufspreisen in Höhe von sechs bis acht Prozent erzielen lassen.