Warum softwaregestützte Materialbedarfsplanung?

Ein effizientes und nahezu fehlerloses Supply Chain Management (SCM) ist im Zeitalter der Digitalisierung nur noch schwer ohne elektronische Unterstützung möglich. Die internen Prozesse werden komplexer, eine hohe Flexibilität wird immer wichtiger. Die Mitarbeiter in Unternehmen, aber auch die Kunden haben höhere Ansprüche an Faktoren wie Lieferzeit und Qualität. Maßgeschneiderte Produkte, die trotzdem kostengünstig und zeitnah verfügbar sind, genießen eine hohe Priorität. Gerade der Faktor der zeitnahen Zustellung spielt eine Rolle bei der Planung einer reibungslosen Lieferkette.

Mit der automatisierten Materialbedarfsplanung stellt das Unternehmen sicher, dass die Rohstoffe rechtzeitig vorliegen und weiter bearbeitet werden können. Die Lieferprozesse werden transparent: Gehen interne Ressourcen zur Neige, werden die zuständigen Mitarbeiter systembasiert informiert.

Auch wenn mehrere Abteilungen oder Unternehmensniederlassungen in einen Liefer- und Fertigungsprozess involviert sind, hat sich ein elektronisches, firmenübergreifendes System schnell bewährt. Es sorgt für eine elektronisch basierte Kommunikation, die rasch und transparent vonstattengeht – auch abteilungs- oder standortübergreifend. Die intelligente Planung mit Hilfe einer Software bietet dem Unternehmen außerdem Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten, die ihr Supply Chain Management noch immer manuell vornehmen und mit verzögerten Lieferketten zu kämpfen haben.

Vorteile einer softwarebasierten Materialbedarfsplanung auf einen Blick

Mit einer SCM-Software wird sichergestellt, dass jederzeit die benötigten Informationen rund um die Lieferkette vorliegen und nachvollziehbar sind. Eventuelle Schwachstellen und Missstände werden aufgezeigt und ermöglichen neue Strategien, Technologien und andere Verbesserungen. Sie sind auf einen Blick für alle Beteiligten einsehbar.

Zudem werden Lagerkapazitäten optimal ausgeschöpft und die firmeninternen Ressourcen wie beispielsweise Mitarbeiter oder auch Liquidität bleiben stets im Blick. Droht eine Knappheit von Rohstoffen (Aluminium, Eisen etc.) oder Ressourcen, erreicht die Alarm- und Benachrichtigungsfunktion der softwaregesteuerten Materialbedarfsplanung sofort alle zuständigen (Einkaufs-)Mitarbeiter. Die Neubestellung kann ebenfalls automatisiert erfolgen, sofern das SCM sowohl im Unternehmen als auch bei den Zulieferern im Einsatz ist: Bei Bedarf können verschiedene Systeme an das SCM angebunden werden. Das gilt nicht nur für Zulieferer und Spediteure, sondern auch für Unternehmenspartner oder auch den Endkunden, der durch den Zugang zum Supply Chain Management eine Transparenz über die Warenverfügbarkeit erhält. Die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit wird durch die elektronische Schnittstelle erleichtert und verbessert.

Eine hohe Transparenz ist der Benefit für Firmen und Kunden, aber auch eine gesteigerte Produktivität durch einen lückenlosen Prozess ist ein wichtiger Gewinn fürs Unternehmen. Die betroffenen Mitarbeiter erhalten einen maximalen Überblick des Materialbedarfs, der aktuellen Verfügbarkeit und der voraussichtlich benötigten Nachlieferung. So lässt sich die Lieferkette zuverlässig planen und der Prozess möglichst schlank gestalten. Da sich die Nachschubwege verkürzen, benötigte Produkte schnell im Lager aufgefunden werden und die Auftragserstellung rasch erfolgt, können Arbeitszeiten in andere Vorgänge investiert werden. Die ohnehin vergleichsweise geringen Anschaffungskosten eines Supply Chain Management Systems amortisieren sich durch diese Vorzüge erfahrungsgemäß in kurzer Zeit.

Quotation mark

Eine gesteigerte Produktivität durch einen lückenlosen Prozess ist ein wichtiger
Gewinn fürs Unternehmen.

Die Herausforderung: Ein geeignetes System finden

So verlockend die Vorteile einer automatisierten Materialbedarfsplanung auch erscheinen – einige Unternehmen schrecken dennoch vor der Anschaffung zurück. Ein Grund für das Zögern ist sicherlich das riesige und für einen Laien unübersichtliche Angebot an Lösungen. Viele Firmen wissen nicht genau, welche Komponenten sie tatsächlich brauchen. Aufwändige, individualisierbare Komponenten scheinen praktisch, bewähren sich im Alltag jedoch nicht immer und sind oftmals teuer.

Bei der Wahl einer geeigneten SCM Software sollte in jedem Fall nicht vorschnell entschieden werden. Der Vergleich unterschiedlicher Systeme ist essentiell, um das für die eigenen Bedürfnisse am besten passende auszuwählen. Dabei sollten Unternehmen nicht nur sorgsam überlegen, welche Faktoren wichtig sind, sondern auch die folgenden Eckdaten prüfen:

  1. Die Bedienung: Ist die Bedienung der Software auch für IT-fremde Mitarbeiter einfach und intuitiv möglich? Wenn ja, stellt das Unternehmen sicher, dass die Akzeptanz für das neue System steigt. Eine anwenderfreundliche Software wird von Mitarbeitern eher genutzt als ein komplexes System. Besteht ein Schulungsbedarf, der hohen Aufwand und damit verbundene Kosten bedeutet, ist das sowohl für die Endnutzer als auch für das Unternehmen ärgerlich. Tipp: Viele Systeme setzen zumindest teilweise auf Drag- and Drop-Funktionen. So lassen sich übersichtliche Workflows oder Lieferketten erstellen.
  2. Die unternehmensübergreifende Nutzung: Gibt es mehrere Niederlassungen des Unternehmens und müssen diverse Schnittstellen an die Supply Chain Management-Software angebunden werden, sollte eine entsprechend offene Software ausgewählt werden. Einige Systeme bieten eine Schnittstelle, auf die alle Beteiligten zugreifen können, ohne die eigene, interne Software verändern zu müssen. Diese sind für unternehmensübergreifende SCM-Systeme zu bevorzugen.
  3. Die Verfügbarkeit der Informationen: Unternehmen, die sich für eine SCM-Software interessieren, sollten prüfen, ob im System wirklich alle Informationen integrierbar sind, die eine hohe Priorität im Unternehmen genießen. Einige Supply Chain Management-Systeme erfassen nur einen Teil der Daten, die für die Lieferkette wichtig sind. Essentielle Informationen betreffen beispielsweise die Rohstoffe, Bauteile sowie systeminterne Daten.

Balance zwischen Standard und individueller Anpassung

Die richtige Balance zwischen Standard und Individualität ist bei der Wahl und Gestaltung der Software für Materialbedarfsplanung beziehungsweise komplettem SCM gefragt. Stark standardisierte Lösungen, die keinerlei Freiraum für Anpassungen lassen, passen oftmals nicht zu einem Unternehmen oder erfordern, dass interne Prozesse zugunsten der Software umgestellt werden. Zu individuelle Systeme hingegen sind sehr teuer, aufwändig zu bedienen und pflegeintensiv bei Wartung und Support.

Die richtige Mischung aus Standard und Individualisierung erlaubt einen einfachen Umgang mit der Software, die trotzdem in einigen Bereichen anpassbar ist. So sind vorgefertigte Lieferscheine oder Rechnungen ein praktischer und zeitsparender Standard; das Design oder Logo sollte aber angepasst werden können, um die Formulare einheitlich und passend zum Unternehmen zu gestalten.

Rechtzeitige Information für alle Beteiligten und genügend Zeit

Wenn sich das Unternehmen für eine Software zur Materialbedarfsplanung entschieden hat, ist eine sorgsame Vorbereitung zur Einführung derselbigen ratsam. Von Anfang an sollte die Firma mit allen Beteiligten transparent kommunizieren. Zulieferer und Mitarbeiter, die mit der Software arbeiten müssen, sollten von vorneherein informiert werden, dass ein elektronisch gestütztes SCM in Betrieb genommen wird. Alle wichtigen Informationen zur Anwendung sollten ebenfalls rechtzeitig vorliegen und bei Bedarf stets abrufbar bleiben, beispielsweise durch ein Handbuch oder einen gut informierten Ansprechpartner.

Tipp: Am Anfang sollten Projektverantwortliche etwas mehr Zeit einplanen, um das System zu installieren und zu etablieren. Die investierte Zeit rentiert sich schnell, wenn das Programm erst einmal erfolgreich eingeführt wurde und sich die Mitarbeiter eingearbeitet haben. Dann nämlich sind die stark verkürzte Lieferkette und die ständige Transparenz über Lagerplätze und Verfügbarkeiten ein großer Gewinn für Unternehmen, Mitarbeiter und Endkunden.