1. Businessplan
Der Businessplan ist das Kernstück der Gründungsunterlagen und enthält viele der weiteren, hier aufgeführten Dokumente. Er beinhaltet das gesamte Geschäftskonzept von der grundlegenden Idee über die Finanzplanung bis hin zur Analyse der Chancen und Risiken. Dieser ist für die Existenzgründung zwar kein Muss, jedoch wachsen die Unternehmen mit Businessplan schneller und werden mit größerer Wahrscheinlichkeit erfolgreich. Auch können so viele Risiken umgangen werden. Deshalb wird er auch von zahlreichen Banken, Investoren & Co gefordert, wenn ein Gründer um finanzielle Unterstützung bittet. Mit dem Businessplan zu beginnen, ist also stets eine gute Idee. Bei einem Franchising-Modell kann dieser in Teilen einfach übernommen werden.
2. Geschäftsstrategie
Neben der reinen Geschäftsidee braucht jeder Gründer eine realistische Geschäftsstrategie. Diese wird gerne im Businessplan festgehalten, kann aber auch ein eigenständiges Dokument darstellen. Wichtig ist, dass sie im Detail beschreibt, wie die Geschäftsidee aussieht, inwiefern sie Einnahmen generiert und durch welche Kunden sowie wie die Unternehmensorganisation aussehen soll. Auch die Definition konkreter Meilensteine für die ersten Jahre ist empfehlenswert. Zudem ist es wichtig, dass die Geschäftsstrategie auf konkreten Fakten, Daten, Zahlen und Analysen basiert. Professionelle Hilfe kann hierbei eine wertvolle Unterstützung sein, denn die Geschäftsstrategie dient als Orientierung für die ersten Jahre – und je besser sie ausgearbeitet wurde, desto erfolgreicher verlaufen diese.
3. Genehmigungen & Co
In einigen Branchen sind Gründungen nur unter gewissen Voraussetzungen erlaubt. Eventuell sind also Genehmigungen, Lizenzen oder andere Dokumente notwendig, die eine konkrete Erlaubnis für den Geschäftsbetrieb darstellen. Typische Beispiele sind die Gaststätten- oder Alkoholausschankerlaubnis vom Ordnungsamt, eine Aufenthaltsgenehmigung für Gründer mit ausländischer Herkunft oder berufsspezifische Erlaubnispflichten. Es ist deshalb wichtig, solche Pflichten im Einzelfall zu klären, sich gegebenenfalls beraten zu lassen und die notwendigen Dokumente zu beantragen.
4. Gewerbeanmeldung
Bevor das Unternehmen seine eigentliche Arbeit aufnehmen und Geld verdienen kann, muss es angemeldet werden. Hierbei kann es sich um eine Freiberuflichkeit handeln, in den meisten Fällen findet jedoch eine Gewerbeanmeldung statt. In einigen Branchen sowie für manche Rechtsformen bestehen zudem Besonderheiten wie eine Kammerpflicht. Auch dort muss unter Umständen eine Anmeldung getätigt werden. Zu diesem Zeitpunkt werden also einige wichtige Entscheidungen getroffen, zum Beispiel jene über die Rechtsform oder darüber, ob es sich zu Beginn um ein Kleingewerbe handeln soll.
5. Verträge
Je nachdem, für welche Rechtsform sich der Gründer entschieden hat, werden eventuell zusätzliche Verträge notwendig, zum Beispiel ein Gesellschaftsvertrag. Das gilt dann, wenn mehrere Personen an der Existenzgründung beteiligt sind, beispielsweise als Geschäftspartner oder Investoren. Wann immer also eine Geschäftsbeziehung besteht, empfiehlt es sich, einen schriftlichen Vertrag aufzusetzen, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Das gilt auch im späteren Arbeitsalltag mit Geschäftspartnern, Auftraggebern oder Kunden.
6. Handelsregistereintrag
Den Handelsregistereintrag müssen die Gründer selbst übernehmen, ebenso wie den Eintrag ins sogenannte Transparenzregister. Dieser ist seit dem 1. August 2021 für alle juristischen Personen verpflichtend und dient der Erfassung von Informationen über Gesellschaften und ihre Eigentümer sowie Kontrollinhaber. Betroffen sind also Unternehmergesellschaften, GmbHs, AGs und weitere Rechtsformen wie eingetragene Personengesellschaften. Ausgenommen sind hingegen Einzelunternehmen und Gesellschaften des bürgerlichen Rechts. Wer sich unsicher ist, sollte sich durch einen Fachanwalt beraten lassen, um diesbezüglich keine Pflichten zu versäumen.
7. Geschäftskonto
Ein Geschäftskonto zu eröffnen, ist ein Schritt, der sehr früh Sinn macht. So können direkt alle Zahlungen, Förderungen, Kredite & Co über das Firmenkonto laufen. Auch erste Einnahmen finden dadurch den Weg an die richtige Stelle, ohne auf dem Privatkonto für rechtliche Probleme zu sorgen. Am besten wird das Geschäftskonto vor der Anmeldung beim Finanzamt eröffnet, sodass auch steuerliche Angelegenheiten darüber abgewickelt werden können. IBAN und BIC für das Unternehmenskonto gehören demnach ebenfalls zu den wichtigsten Unterlagen im Rahmen einer Existenzgründung.
8. Steuernummer
Nach der Gewerbeanmeldung muss das neu gegründete Unternehmen beim Finanzamt angezeigt werden. Das gilt auch bei einer freiberuflichen Tätigkeit. Hierfür gibt es einen Fragebogen, der ausgefüllt werden muss. Daraufhin erhält der Gründer seine Steuernummer sowie gegebenenfalls die Umsatzsteuer-ID. Es lohnt sich, sich beim Ausfüllen dieses Fragebogens durch einen Steuerberater unterstützen zu lassen, um Fehler zu vermeiden.
9. Kapitalbedarfsplan
Jede Existenzgründung hat einen gewissen Kapitalbedarf. Hierbei handelt es sich um das Kapital, das für die Anfangszeit notwendig ist, bis die Einnahmen die laufenden Ausgaben zuverlässig decken. Dieser Kapitalbedarfsplan wird in den Businessplan integriert und stellt die Grundlage für den Finanzierungs- sowie Liquiditätsplan dar.
10. Finanzplan
Der Finanzplan ist eines der wichtigsten Dokumente und auch für Unternehmen ohne einen Businessplan unverzichtbar. Denn er klärt basierend auf dem Kapitalbedarfsplan, woher dieses Kapital stammt. Wichtige Informationen aus dem Finanzierungs- und Liquiditätsplan umfassen demnach die beiden Oberkategorien Eigen- und Fremdkapital mit ihren jeweiligen Quellen, aber auch Fördermöglichkeiten sowie weitere potenzielle Finanzierungsmöglichkeiten, zum Beispiel Crowdfunding. Die meisten Unternehmen werden durch mehrere Quellen finanziert. Es muss somit auch schon geklärt werden, wann, wie und in welcher Reihenfolge das Geld gegebenenfalls zurückgezahlt wird.
11. Preisgestaltung
Eine der wichtigsten Fragen bei der Gründung ist jene, wie die Preisgestaltung aussieht. Einerseits muss sie aus Kundensicht attraktiv sein, damit das Produkt oder die Dienstleistung erfolgreich verkauft werden kann. Andererseits muss die Marge ausreichen, um die Ausgaben zu decken und einen ausreichenden Gewinn zu erzielen. Die Preisgestaltung gehört daher ebenfalls zu den wichtigen Gründungsunterlagen und wird häufig in den Businessplan aufgenommen.
12. Marktanalyse
Für die Preisgestaltung ist es unerlässlich, den Markt und die Zielgruppe zu kennen. Eine der ersten Aufgaben im Rahmen der Unternehmensgründung ist daher die Recherche. Angehende Gründer müssen so viele Informationen wie möglich über die aktuelle Marktsituation in ihrer Branche einholen – und daraus die richtigen Schlussfolgerungen ziehen. Die Marktanalyse liefert wertvolle Aussagen über potenzielle Kunden und Wettbewerber, über die Branche im Allgemeinen sowie die Marktpotenziale.
13. Zielgruppendefinition
Um zu wissen, ob die Preisgestaltung realistisch ist und es überhaupt genügend potenzielle Käufer für das eigene Angebot gibt, muss eine Zielgruppendefinition vorgenommen werden. Sie analysiert im Detail, an welche Zielgruppe sich das Produkt oder die Dienstleistung richtet. Ihr Alter, ihre finanzielle Situation, ihre Interessen und viele weitere Informationen werden zu einer „Buyer Persona“ zusammengetragen. Diese Zielgruppendefinition ist eine unverzichtbare Grundlage für das Marketingkonzept, aber auch für die übergeordnete Geschäftsstrategie. Zumindest grob findet sie daher schon in einem sehr frühen Stadium der Gründung statt.
14. Marketingkonzept
Jedes Unternehmen braucht ein Marketingkonzept, denn nur so ist es möglich, sich auf dem Markt zu etablieren und langfristig zu wachsen. Das Marketingkonzept gehört daher ebenfalls zu den wichtigsten Unterlagen für eine Gründung und ist häufig ein Bestandteil des Businessplans. Es definiert sämtliche Strategien zur Erreichung der Zielgruppe, deren langfristige Bindung und Gewinnung von Neukunden über verschiedene Medien– den sogenannten Marketing-Mix. Somit stellt es die Grundlage für einen zuverlässigen „Cashflow“ dar und sichert die Liquidität.
15. Personalplan
Wer nicht (dauerhaft) als Einzelunternehmer tätig sein möchte, braucht früher oder später Mitarbeiter. Daher wird eine Personalplanung vorgenommen – oftmals bereits im Businessplan. Hierbei stellen sich Fragen, wie: Für welche Aufgaben lohnen sich interne Mitarbeiter und was wird besser ausgelagert? In welcher Höhe können Gehälter bezahlt werden und aus welchen Quellen? Wie viele Mitarbeiter sollen eingestellt werden, wann und unter welchen Voraussetzungen? Wie findet das Recruiting statt? Letzteres stellt vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels für junge Unternehmen mit kleinem Budget eine Herausforderung dar. Auch Alternativen wie die Beauftragung von Freelancern sind daher eine Überlegung wert. Die Ergebnisse des Personalplans müssen wiederum im Finanzplan berücksichtigt werden.
Die wichtigsten Unterlagen im Rahmen der Existenzgründung beeinflussen sich also gegenseitig und müssen daher unter Umständen in mehreren Runden erstellt sowie optimiert werden – bis eine solide Basis für die Gründung steht, bei der alle Punkte wie die Teile eines Puzzles ineinandergreifen.
