Schritt 1: Der Lieferanten-Check

Wachsende Bindungen führen zu Vertrauen, und das zu unkomplizierten Lösungen, wenn es mal schnell gehen muss. Auf diese Flexibilität schwören Einkäufer und können darüber mögliche Alternativen rechts und links aus dem Blick verlieren. Da hilft es, die – wenn sie vorliegen – kaufmännischen und technischen Datensätze des jeweiligen Einkaufsvolumens zu ergänzen, nämlich mit Informationen über Status und Historie von bestehenden Lieferantenbeziehungen. Werden diese Datensätze ausgewertet, eröffnen sich Möglichkeiten, die zuvor nicht gesehen oder zumindest nicht genutzt wurden.

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Schritt 2: Suche nach neuen Lieferanten

Es geht um mehr als den Preis. Andere Lieferanten bieten eventuell Lösungen an, die besser zu den eigenen Bedürfnissen oder der aktuellen Situation passen und an die man selbst nicht gedacht hat. Das heißt nicht unbedingt, dass dieser neue Lieferant den alten ersetzt – mitunter wird der angeregt, ähnlich attraktive Lösungen anzubieten. Während sich solche Partnerschaften – ob mit alten oder neuen Lieferanten – strategisch auswirken können, gibt es in wenig komplexen Bereichen (wie Bürobedarf) die Chance auf „Quick Wins“, wenn es wirklich nur auf den Preis ankommt. 

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Schritt 3: Finden der Lieferanten – die Ausschreibung

Das Ziel einer jeden Ausschreibung ist die Vergleichbarkeit der Angebote. Das klingt einfach, wenn „nur“ das Marktpreisniveau ermittelt werden soll. Es wird komplizierter, je komplexer die Anforderungen werden. Der Einkauf sollten alle Abteilungen einbeziehen, die von den möglichen Konsequenzen der Ausschreibung betroffen sind – damit ihre Wünsche und Anforderungen bereits in der Ausschreibung sichtbar werden.

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Schritt 4: Finden der Lieferanten –  die Auswertung

Die Analyse der eingeholten Offerten geht über den reinen Preisvergleich hinaus. Nicht jeder Wechsel ist sinnvoll, sondern er muss „passen“. Erst wenn klar ist, ob und inwiefern der Lieferant in die eigene strategisch-konzeptionelle Ausrichtung passt, können die (Preis-)Verhandlungen starten.

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Schritt 5: Die Verhandlungen

Im Gespräch mit bestehenden wie potenziellen Lieferanten wird nicht nur der Stand der Dinge, sondern es werden auch Optionen für die Zukunft erörtert. Dabei ist der kreative Spielraum vielfältig, vom kooperativen Gespräch als Chance für wechselseitige Verbesserungen über Frontalverhandlung mit Einsparvorgaben bis hin zu Live-Auktionen. In den Verhandlungen zeigen sich Überzeugungskraft und Verhandlungsgeschick.

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Schritt 6: Die Entscheidung

Bestehende Partnerschaften zu stärken ist die häufigste – und einfachste – Entscheidung, aber nicht immer die beste. Wer einen neuen Partner wählt, muss wissen: Er braucht eine Vielzahl von Gründen um eine Vielzahl von Köpfen im eigenen Unternehmen davon zu überzeugen.

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Schritt 7: Die Implementierung

Wer Lieferanten wechselt, muss mit Widerstand im eigenen Unternehmen rechnen – die Abkehr vom Gewohnten muss von überzeugenden Argumenten begleitet werden. Es ist klug, die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig einzubinden, damit sie das Gefühl haben, den Wandel selbst zu gestalten – und nicht vor vollendete Tatsachen gestellt zu werden. Das ist nicht nur psychologisch, sondern auch inhaltlich wichtig, denn häufig müssen Prozesse und Abläufe modifiziert und angepasst werden.

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