Welche Bedeutung hat Indirect Procurement im Unternehmen?

Bei der Beschaffung werden direkte und indirekte Beschaffung unterschieden. Die direkte Beschaffung umfasst alle Materialien, die direkt in die Erzeugnisse eingehen. Auch Bohremulsion und andere Hilfsstoffe gehen in die Erzeugnisse ein, wenn auch nur indirekt. Alle diese Materialien fallen in den direkten Einkauf, der ungefähr 70 bis 85 Prozent des Einkaufs im Unternehmen ausmacht. Der indirekte Einkauf, Indirect Procurement, macht den übrigen Teil des Einkaufs aus.

Was ist Indirect Procurement?

Indirect Procurement ist die indirekte Beschaffung. Unter Indirect Procurement fallen alle Güter und Dienstleistungen, die nicht in die Erzeugnisse und nicht in die Handelsware eingehen. Verpackungsmaterial zum Beispiel ist Handelsware, es fällt daher nicht unter Indirect Procurement. Indirect Procurement umfasst verschiedene Waren und Dienstleistungen:

  • Betriebs- und Büroausstattung, Maschinen, Werkzeuge
  • Verbrauchsmaterial, beispielsweise Reinigungsmittel oder Büromaterial
  • IT-Technik in Form von Hard- und Software
  • Dienstleistungen, beispielsweise für Instandhaltung, Reinigungsarbeiten, Reparaturarbeiten
  • Reisekosten

Die Grenzen zwischen Direct Procurement und Indirect Procurement sind oft fließend und nicht klar erkennbar. In vielen Unternehmen, besonders in kleineren und mittleren Unternehmen, wird dem Indirect Procurement nur geringe Bedeutung beigemessen. Die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen kann darunter leiden, hohe Kosten sind oft die Folge.

Bedeutung von Indirect Procurement

Das Indirect Procurement erfolgt häufig an der Einkaufsabteilung vorbei, als sogenanntes „Maverick Buying“. So werden beispielsweise Reisen und Meetings vom Sekretariat organisiert, was in den meisten kleineren und mittleren Unternehmen gängige Praxis ist. Die einzelnen Abteilungen bestellen häufig Büromaterial wie Tonerkartuschen und Kopierpapier oder Computerzubehör wie Mäuse, Bildschirme sowie Tastaturen selbst. Verschiedene Dienstleistungen, wie die Installation von Software oder Reparaturen, werden oft von den Abteilungen beauftragt, in denen sie benötigt werden. Das führt zu hohen Kosten, die vermieden werden könnten, wenn die Bestellung über die Einkaufsabteilung erfolgen würde. Durch Bündelungen bei den Lieferanten wären Kosteneinsparungen möglich.

Auch wenn die Güter und Dienstleistungen nicht in die Erzeugnisse eingehen, hat Indirect Procurement eine wichtige Bedeutung. An die Waren und Dienstleistungen werden hohe Anforderungen bezüglich der Qualität gestellt, nur dann ist eine effiziente Arbeit auf Dauer gewährleistet. Können die Waren und Dienstleistungen kostengünstig beschafft werden, beispielsweise durch günstige Rahmenverträge, wird die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesteigert. Unter das Indirect Procurement fallen kostspielige Güter wie IT-Hardware, Maschinen für die Produktion oder Möbel. Ein niedriger Einkaufspreis ist bei der Anschaffung nicht allein entscheidend, sondern es muss geprüft werden, welche zusätzlichen Kosten, beispielsweise für Wartung, Instandhaltung oder Energieverbrauch, mit den Anschaffungen verbunden sind.

Wie kann Indirect Procurement organisiert werden?

In kleineren und mittleren Unternehmen können nicht immer ein oder mehrere Mitarbeiter im Einkauf mit der indirekten Beschaffung betraut werden, daher müssen diese Tätigkeiten oft von den Mitarbeitern, die auch mit der direkten Beschaffung beschäftigt sind, übernommen werden. Eine Alternative ist das Outsourcing des Indirect Procurement an eine Beschaffungsagentur.

Indirect Procurement stellt hohe Anforderungen an das Beschaffungscontrolling und das Einkaufsreporting, daher wird bereits in einigen Unternehmen eine Software genutzt, wie sie auch beim direkten Einkauf eingesetzt wird. Anders als beim direkten Einkauf ist die Datenqualität zumeist schlechter, da keine Warengruppen oder Materialnummern vorliegen. Die indirekte Beschaffung erfolgt im Gegensatz zur direkten Beschaffung oft nur sporadisch. Die Komplexität ist beim indirekten Einkauf meist höher als beim direkten Einkauf, da es sich in vielen Fällen um kostspielige Güter handelt.

Verbesserung der Qualität beim Indirect Procurement

Mit der entsprechenden Organisation und der Anwendung der geeigneten Software kann die Qualität beim Indirect Procurement verbessert werden. Verschiedene Faktoren haben eine besondere Bedeutung:

  • Aufbau einer einheitlichen Warengruppenstruktur im Unternehmen
  • Klassifizierung der Einkaufsbelege entsprechend der Warengruppenstruktur und Zuordnung der Belege zu den Einkaufskategorien
  • Konsolidierung von Lieferanten
  • Analyse des Potenzials im indirekten Einkauf, um Einsparungen oder Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen
  • Aufbau von Clustern bei wiederholbaren Beschaffungsvorgängen

Beauftragung einer Beschaffungsagentur mit Indirect Procurement – Pro und Kontra

Eine externe Beschaffungsagentur kann mit dem Indirect Procurement beauftragt werden. Das hat Vor- und Nachteile:

Pro

  • Einkaufsabteilung kann sich auf Kernkompetenzen konzentrieren
  • Agentur kann dann beauftragt werden, wenn sie benötigt wird
  • Einsparmöglichkeiten durch Bündelungseffekte

Kontra

  • Längere Dauer und längere Wege bei Beschaffungsprozessen
  • Agentur hat keinen Überblick über betriebsinterne Prozesse

Indirect Procurement die richtige Bedeutung beimessen

Indirect Procurement ist die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen, die nicht in die Erzeugnisse und die Handelsware eingehen. Oft handelt es sich um teure Erzeugnisse, daher bedarf eine Entscheidung häufig umfangreicher Analysen. Die indirekte Beschaffung sollte über die Einkaufsabteilung oder alternativ über eine externe Agentur erfolgen.

Indirect Procurement hat eine wichtige Bedeutung:

  • Güter und Dienstleistungen, die nicht in die Erzeugnisse eingehen
  • Bündelungseffekte mit Lieferanten und Rahmenverträgen
  • Anwendung von Software
  • Warengruppenstruktur aufbauen