Dieser Vertragsmanagementprozess ist sowohl ein analytischer als auch ein psychologischer Prozess. In diesem Artikel erfahren Sie, welches die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei Lieferantenverhandlungen sind und wie Sie bei Preisverhandlungen im Einkauf am besten vorgehen.

Gute Vorbereitung ist essenziell für Lieferantenverhandlungen

Wenn Sie Preise im Einkauf verhandeln, ist die Vorbereitung eine essenzielle Voraussetzung. Bei Unterredungen im Namen Ihres Unternehmens müssen Sie zunächst wissen, wovon Sie sprechen. Dies ist ein analytischer Prozess bei Preisverhandlungen im Einkauf. Einige der Dinge, über die Sie reden werden, sind Lieferantenpreis, Lieferzeiten und auch der Service des Lieferanten. Wenn Sie vorab keine Informationen über diese Punkte haben, wie wollen Sie dann verhandeln?

Stellen Sie sich vor, Sie treffen einen Lieferanten und haben folgende Informationen: Der Preis des Lieferanten liegt 10 Prozent über dem Marktpreis. Sie haben durch eine Preis-Kosten-Analyse festgestellt, dass der Lieferant mit dem Deal eine Marge von 45 Prozent erzielen würde. Über die Recherche des Erzeugerpreisindex für die gelieferten Waren und Dienstleistungen haben Sie zudem herausgefunden, dass sich die Marge wie folgt aufteilen würde: 20 Prozent auf die verkauften Produkte und 25 Prozent auf den Wartungsvertrag.

Sie haben ebenfalls in Erfahrung gebracht, dass die übliche Marge für Waren 12 Prozent und für Dienstleistungen 18 Prozent beträgt – also nur 30 Prozent im Vergleich zu den 45 Prozent, die Ihr Vertragspartner erzielen möchte. Dies ist ein stark vereinfachtes Beispiel. Es zeigt aber, wie wichtig Informationen bei Preisverhandlungen im Einkauf sind und wie sie davon bei Preisverhandlungen mit Ihrem potenziellen Vertragspartner profitieren.

Setzen Sie mit einer ABC-Analyse Prioritäten

Die ABC-Analyse ist nicht auf das Projektmanagement begrenzt, sondern universell einsetzbar und findet in vielen Unternehmensbereichen Anwendung. Auch bei Preisverhandlungen im Einkauf ermöglicht sie die Fokussierung auf das Wesentliche.

Der ABC-Analyse liegt die Erkenntnis zugrunde, dass ein relativ geringer Ressourceneinsatz für die wichtigsten Aufgaben stärker zum Erfolg beiträgt als ein hoher Einsatz für unwichtigere Dinge. Um zu bestimmen, ob der potenzielle Vertragspartner ein A-, B- oder C-Kandidat ist, legen Sie vorab Bewertungskriterien fest, anhand derer Sie den Lieferanten messen. Diese Kriterien sind nicht fixiert und werden von jedem Unternehmen selbst bestimmt. Standardbewertungskriterien sind beispielweise Liefertermin, Liefermenge und Rücklieferungsquote.

Zusätzliche Merkmale können sein: Mengen- und Termintreue, Qualität der gelieferten Produkte, Preis, Service, PPM-Rate („Parts per Million“, defekte Teile per Million) der gelieferten Teile, Zahlungsbedingungen und die Innovationsfähigkeit des Lieferanten.

Nachdem Sie den Lieferanten klassifiziert haben, wenden Sie eine der Faustregeln im Einkauf an: 80 Prozent Ihres Geldes gehen demnach an die circa 20 Prozent der A-Lieferanten, 15 Prozent an die B-Lieferanten und die verbleibenden 5 Prozent an die restlichen 65 Prozent (C-Lieferanten). Konzentrieren Sie sich also auf das Wesentliche: die Verhandlungen mit Lieferanten der Klasse A. Hier geben Sie circa 80 Prozent Ihres Geldes aus.

Es gibt jedoch Fälle, in denen Sie in den Verhandlungen vorsichtig sein sollten: zum Beispiel bei der Einzel- oder Single-Source-Beschaffung, bei der Sie nur einen Lieferanten für diesen Artikel haben.

Ansätze für Preisverhandlungen im Einkauf

Sie haben die Rahmenbedingungen für Ihre Verhandlung analysiert und wissen genau, mit wem Sie es bei der anstehenden Verhandlung zu tun haben? Damit haben Sie den analytischen Teil der Vorbereitungen abgeschlossen. Nun kommt der psychologische Faktor ins Spiel: Sie müssen Überzeugungskraft, Kommunikation sowie verbale und nonverbale Fähigkeiten einsetzen. Grundsätzlich gibt es bei Preisverhandlungen im Einkauf zwei Ansätze: den Win-Win-Ansatz und den Lose-Lose-Ansatz.

Der Lose-Lose-Ansatz

Beim Lose-Lose-Ansatz (auch: Konfrontations-Ansatz) gehen Sie keine Kompromisse ein. Ihnen ist es gleich, ob Ihr Lieferant Geld verdient oder verliert. Sie möchten beispielsweise Ihre 20 Prozent Rabatt, komme was wolle. Man spricht in diesem Zusammenhang vom Lose-Lose-Ansatz, weil Sie so zwar kurzfristig den gewünschten Rabatt erhalten können, dieser aber auf Kosten von Qualität, Lieferzeiten etc. geht. Während der Lieferant „nur“ den Rabatt einbüßt, kann Ihr Unternehmen bedeutend mehr verlieren.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Insolvenz von General Motors im Jahr 2009. Der Lose-Lose-Ansatz war offensichtlich Strategie bei den Vertragsverhandlungen, die der US-Automobilkonzern mit seinen Lieferanten führte. Das führte jedoch dazu, dass die Lieferanten nach einer Weile aus dem Geschäft ausschieden. Das Scheitern von General Motors hatte selbstverständlich weitere Gründe, aber die konfrontativen Preisverhandlungen im Einkauf haben indes zur Insolvenz beigetragen. Trotzdem scheint es, dass der Lose-Lose-Ansatz heute noch bei 80 Prozent der Kaufverhandlungen gängig ist.

Der Win-Win-Ansatz

Der Win-Win-Ansatz ist wesentlich erfolgsversprechender. Sie bleiben gegenüber dem Lieferanten fair und zahlen vielleicht etwas mehr, weil Sie dem Lieferanten seinen Gewinn zugestehen. Sie stellen gleichzeitig aber sicher, dass der Lieferant die Produkte beziehungsweise Dienstleistungen in der bestmöglichen Qualität und termintreu liefert.

Welche Art von Preisverhandlungen im Einkauf wählen?

Konzentrieren Sie sich bei Preisverhandlungen im Einkauf auf die Lieferanten, die am wichtigsten sind: die A-Lieferanten. Bereiten Sie sich ausgiebig auf Ihre Verhandlung vor – und setzen Sie auf eine Win-Win-Strategie: Das hilft einerseits dem Lieferanten, einen angemessenen Gewinn zu erzielen. Andererseits erhält Ihr Unternehmen die gewünschten Produkte in der erforderlichen Qualität.