Strategien der Ersatzteilversorgung: Ersatzteile richtig beschaffen und lagern

Hat ein Unternehmen für die Ersatzteilversorgung Ziele definiert, wie etwa eine höhere Verfügbarkeit oder geringere Bestände, folgt nach der Erfassung der Ersatzteile die Entwicklung von Strategien. Die Ausrichtung muss dabei ausreichend in der Gesamtstrategie des Unternehmens verankert sein.

Die Entwicklung von Strategien sollte vier Bereiche betreffen:
 

  • Beschaffung
  • Lagerung
  • Entnahme
  • Reparatur

Für die strategische Neuausrichtung sollten neben einer Berücksichtigung gegenwärtiger Trends (z. B. der Digitalisierung) konkrete Handlungsfelder und notwendige Ressourcen identifiziert werden. Des Weiteren gilt es, Verantwortlichkeiten festzulegen und das erforderliche Qualifikationsniveau der Mitarbeiter miteinzubeziehen.
 

Ersatzteile entnehmen und aufwandsarm buchen

Auch wenn viele Ersatzteile zeitnah von den jeweiligen Herstellern geliefert werden – auf ein eigenes Lager können Unternehmen kaum verzichten. Hier sorgt eine durchdachte digitale Bestandsführung dafür, dass Lagerorte und Lagerbestände genau im Blick sind und bleiben. Ein solches System erfasst die Ersatzteile, kategorisiert sie und ordnet sie z. B. Baugruppen zu.

Wichtig für einen reibungslosen Ablauf: Das System muss die einzelnen Komponenten einwandfrei identifizieren, z. B. über Barcodes, RFID-Tags, Bilderkennungslösungen oder Augmented-Reality-(AR)-Anwendungen. So können Vorgänge wie die Entnahme eines Ersatzteils schnell und aufwandsarm verbucht werden.

Methoden zur Bestandsreduzierung

Eine Bestandsreduzierung hilft, Kosten zu senken. Es stehen verschiedene Methoden zur Auswahl, die den Bestand im Ersatzteilwesen begrenzen oder reduzieren können. Hier einige von diversen Ansätzen, die laut Ersatzteillogistik-Berater Andreas Noll je nach Voraussetzung und Situation Erfolg versprechen:

Gute Ersatzteil-Disposition

Unter anderem können die Steuerung der Bestell-Lose, die vom Wert abhängige Bevorratung, Prognosen für eine vorausschauende Planung und der Bezug von Kit-Komponenten durch externe Lieferanten den Bestand reduzieren. Grundlage dafür ist mehr Transparenz durch eine aussagefähige Klassifizierung.

Ersatzteil-Duplikate eliminieren

Mit aussagefähigen Ersatzteil-Katalogen lassen sich identische oder fast identische Ersatzteile identifizieren. Dafür kann je nach Fall ein System für das Produktdatenmanagement hilfreich sein. Die Ersetzung von Duplikaten kann neben der Reduzierung des Ersatzteil-Bestands auch die Verfügbarkeit erhöhen.

Transport-Bestand und Work in Process prüfen

Schnelle Logistik-Prozesse und kurze Durchlaufzeiten im Ersatzteillager sind wichtig, um Bestand weniger zu binden. Fließende Prozesse innerhalb des Unternehmens sparen Zeit und reduzieren den Bestand.

Allzeit-Bestände intelligent bevorraten

Prognosen auf genauer Datenbasis helfen, Schätzfehler zu reduzieren und genauer zu kalkulieren.

„Lagerleichen“ identifizieren und reduzieren

Über Entsorgung, Abverkauf, Demontage, Umbau oder Rückgabe an Lieferanten lässt sich „toter“ Bestand eliminieren und damit das Lager entlasten.

Bestandscontrolling anwenden

Kennzahlen helfen, einen genauen Überblick zu gewinnen, welche Projekte zur Reduzierung des Ersatzteilbestands erfolgreich sind. Über die Bestandsreichweite lassen sich Bestände vergleichen und Ansätze zum Benchmarking finden. Eine regelmäßige Abstimmung des im Ersatzteil-Bestand gebundenen Kapitals schafft Transparenz.

Ersatzteilmanagement: Potenziale der Digitalisierung

Digitales Ersatzteilmanagement kann dabei helfen, eine hohe Verfügbarkeit von Teilen für hohe Anlagenverfügbarkeit zu gewährleisten und gleichzeitig Inneffizienzen zu minimieren. Anbieter digitaler Betriebsführung und Instandhaltung wie GreenGate setzen auf eine zuverlässige Datenerfassung und eine Umwandlung der gewonnenen Daten in anwendungsrelevante Informationen für das Ersatzteilmanagement. Diese verknüpfen sie mit der Integration in vor- und nachgelagerte Unternehmensprozesse.

In einer 10-schrittigen Roadmap beschreiben die Experten den Weg von der konventionellen zur digital unterstützten Beschaffung, Lagerung und Bereitstellung von Ersatzteilen in produzierenden Umgebungen. „Wir hatten schon Kunden, die allein durch eine fundierte Volumenanpassung im Ersatzteillager über 1,2 Millionen Euro an gebundenem Kapital freischaufeln konnten“, zitiert die Website „Instandhaltung“ GreenGate-Vorstand Martin Gerwens. „Und das in nur einem Jahr.“

Andere hätten erst mit der Digitalisierung des Lagers Audits erfolgreich hinter sich gebracht. Diese Unternehmen hätten die „vergleichsweise wenig aufwendige Digitalisierung des eigenen Ersatzteillagers als Startpunkt für die schrittweise Digitalisierung ihrer kompletten Infrastruktur und Betriebsmittel“ genutzt.