Definition: Was KPIs genau sind

KPI steht für Key Performance Indicator. KPIs sind Schlüsselkennzahlen, die die Leistung eines Unternehmens widerspiegeln. Unternehmen nutzen KPIs beispielsweise im Einkauf, um den Erfolg bestimmter Aktivitäten im Unternehmen zu überprüfen. Kennzahlen dienen in diesem Zusammenhang als Informationsbasis und zur Dokumentation, zur Steuerung und Planung, als Entscheidungsbasis, zum Aufzeigen und Beobachten von Entwicklungen sowie als Vergleichsbasis.

Die 10 wichtigsten Kennzahlen im Einkauf

Kennzahl 1: Einkaufskosten

Kaum eine andere Kennzahl im Einkauf verdeutlicht die Effizienz der Prozesse wie die auf das Beschaffungsvolumen bezogenen Einkaufskosten. In den vergangenen drei Jahren sind die Einkaufskosten laut Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) leicht gestiegen – ihr Anteil am gesamten Beschaffungsvolumen liegt demnach aktuell 1,7 Prozent.

Kennzahl 2: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter

Das Einkaufsvolumen pro Einkäufer ist laut BME in den vergangenen Jahren leicht zurückgegangen und liegt aktuell bei knapp zehn Millionen Euro.

Kennzahl 3: Kosten je Bestellvorgang

Lange lag die Messgröße für operative Effizienz bei deutlich über 100 Euro. Laut BME beträgt dieser KPI im Einkauf aktuell etwas weniger als 100 Euro. Der Vergleich der letztjährigen Berichte des BME zeigt, dass der Einkauf die geforderten Produktivitätsfortschritte durch Automatisierung erreicht hat.

Kennzahl 4: Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen

Der aktuelle BME-Bericht zeigt, dass der Einkauf den Großteil des Beschaffungsvolumens in deutschen Unternehmen abdeckt. Allerdings belegt die Studie auch, dass immer noch ein beachtlicher Teil der Beschaffung am Einkauf vorbeiläuft und mittels Maverick Buying erfolgt.

Kennzahl 5: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge

Diese Kennzahl gilt als wichtiger Indikator für den notwendigen Aufwand im Einkauf, der bei langfristigen Verträgen deutlich geringer ist als bei sogenannten Spot-Aufträgen. Laut „Top-Kennzahlen im Einkauf 2018“ liegt der Anteil der langfristigen Verträge am Einkaufsvolumen seit Jahren fast unverändert bei 50 Prozent. Viele dieser langfristigen Kontrakte werden dabei nach wie vor manuell abgewickelt, der Anteil der automatisch ausgelösten Bestellungen stagniert entsprechend seit Jahren.

Kennzahl 6: Weiterbildungskosten

Anforderungen und Jobprofile im Einkauf haben sich in den vergangenen Jahren massiv verändert. Die Studie belegt aber, dass die Ausgaben für Weiterbildung in deutschen Einkaufsabteilungen stagnieren. An Angeboten mangelt es nicht: Allein der BME bietet bundesweit rund 1.000 Kurse der verschiedensten Formate zur Weiterbildung im Einkauf an.

Kennzahl 7: Liefertermintreue und Reklamationsquote

Die Liefertermintreue und Reklamationsquote bilden einen der wichtigsten KPIs im Einkauf, sie liefern Erkenntnisse über dessen Performance. Erfreulicherweise haben sich beide Kennzahlen laut Studie 2018 erneut verbessert: Die Liefertermintreue ist hoch, die Reklamationsquote niedrig.

Kennzahl 8: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen

Die Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen ist ebenfalls Bestandteil der vom BME veröffentlichten Kennzahlen im Einkauf. Laut Studie wird mittlerweile knapp die Hälfte aller Bestellungen aus Rahmenverträgen und Katalogen abgerufen.

Kennzahl 9: Zahlungsziel und Skonto

In den vergangenen zwei Jahren betrug das durchschnittliche Zahlungsziel laut BME 30 Tage, das über Skonto abgewickelte Volumen verharrt bei 35 Prozent.

Kennzahl 10: Verhandlungspreis vs. Angebotspreis

Für viele Einkäufer gilt die Differenz zwischen Vergabepreis und durchschnittlichem Angebotspreis als der KPI für den Einkauf überhaupt. Die Studie verdeutlicht allerdings, dass die Differenz nicht viel darüber aussagt, ob zum Marktpreis gekauft wurde. Die Kennzahl spiegelt demnach lediglich die Differenz zwischen dem vom Lieferanten genannten Verhandlungspreis und dem Verhandlungsergebnis wider.

Fazit: KPIs im Einkauf laut BME „auf dem richtigen Weg“

Andreas Hermann, Leiter Benchmark-Services beim BME, bilanziert die Kennzahlen 2018 so: „Die Werte bestätigen, dass der Einkauf sich weiter professionalisiert und auf dem richtigen Weg ist. Durch die anhaltend gute Konjunktur hat sich jedoch insgesamt der Fokus weg von der Produktverbesserung hin zu mehr Versorgungssicherheit bewegt.“