Was ist RPA laut Definition?

RPA oder Robotic Process Automation bezeichnet die automatisierte Bearbeitung von Prozessen durch digitale Roboter. Mit Robotern sind in diesem Zusammenhang keine physisch existenten Maschinen gemeint, wie wir sie aus der Fertigung (oder Science-Fiction-Filmen) kennen. Es handelt sich vielmehr um Softwareanwendungen, die eine menschliche Interaktion nachahmen. Die digitalen Roboter sind in der Lage, gemäß ihren Anweisungen Prozesse vollständig allein abzuwickeln und andere Programme wie von Geisterhand zu bedienen.

Anwendungsgebiete von RPA

Die Einsatzbereiche von RPA sind weitreichend. Roboter werden bereits seit den 2000er-Jahren für Social-Media-Posts und zum Versand von E-Mails genutzt. Zum Teil lassen sich auch Screen-Scraping-Tools, die ebenso automatisch wie gezielt benötigte Daten aus einem Webformular auslesen, unter dem Begriff RPA einordnen. Ihren Durchbruch erzielte die Robotic Process Automation in der Testautomatisierung der Softwarequalitätssicherung.

Für welche Bereiche eignet sich RPA?

RPA ist ideal für Prozesse mit immer wiederkehrenden Regeln und klaren Handlungsanweisungen. Die Software-Roboter folgen dabei dem vorher definierten Prozess und treffen Entscheidungen auf Basis der festgelegten Regeln. Robotic Process Automation lässt sich also überall dort einsetzen, wo wiederholbare, vorhersagbare Interaktionen mit IT-Applikationen stattfinden. Dazu zählen das Ausfüllen von Formularen, das Kopieren, Einfügen und Verschieben von Daten sowie das Durchführen von Berechnungen. Außerdem ist es möglich, per RPA auf Websites und soziale Medien zuzugreifen sowie E-Mails zu öffnen.

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Der Software-Roboter arbeitet 365 Tage im Jahr – Tag und Nacht. (...) Darüber hinaus dokumentiert Robotic Process Automation alles zu jedem Zeitpunkt lückenlos.

Allgemeine Vorteile von RPA

Der Einsatz von RPA bietet gleich mehrere Vorteile. Der Software-Roboter arbeitet 365 Tage im Jahr – Tag und Nacht. Er ist nie krank und legt keine Pausen ein. Er macht auch keine Fehler oder vergisst etwas. Darüber hinaus dokumentiert Robotic Process Automation alles zu jedem Zeitpunkt lückenlos. Kurzum: RPA reduziert die Fehlerquote in einem Unternehmen signifikant. Und RPA leistet noch mehr: Die menschlichen Mitarbeiter können sich auf Aktivitäten mit höherer Wertschöpfung konzentrieren, während die Roboter die Routinearbeiten übernehmen.

Robotic Process Automation in Einkauf und Logistik

Der operative Beschaffungsprozess besteht typischerweise aus vielen Routinetätigkeiten. Diese lassen sich dank RPA ideal automatisieren. Das Einsatzgebiet von RPA entlang der Prozesskette ist groß, beispielsweise kann die Bestellanlage automatisiert werden. Zugleich lassen sich Freigaben nutzerfreundlicher gestalten und zum Beispiel per E-Mail verwalten. Auch Medienbrüche im Bereich Lieferantenkommunikation werden dank RPA überbrückt, wie die Studie „Die Roboter kommen: Die unsichtbare Revolution im Einkauf“ des Consultings-Unternehmens Deloitte belegt.

Vertragsmanagement

Im Vertragsmanagement bietet RPA Vorteile, indem beispielsweise nach der jährlichen Verhandlungsphase die Roboter die An- und Ablage der Vertragsdokumente übernehmen. Und die standardisierten Arbeitsschritte in der Verwaltung von Stammdaten entlang aller Einkaufsprozesse sind geradezu prädestiniert für den Einsatz von RPA. Von Materialdaten über Lieferanten bis hin zu Konditionen und katalogspezifischen Daten: Der Software-Roboter übernimmt die zeitintensiven, nicht wertschöpfenden Arbeitsschritte, während der Einkäufer sich auf die Strukturierung der Daten konzentrieren kann.

Reporting

Auch im Reporting spielt RPA zunehmend eine wichtige Rolle. Zwar lässt nach wie vor ein Teil des Informationsbedarfs nur durch individualisierte Analysen mit flexiblem Vorgehen abdecken, aber in der Phase der Verhandlungsvorbereitung müssen viele vereinheitlichte Auswertungen zu Mengen und Preisen bereitgestellt werden. In diesen Fällen kann RPA gezielt helfen, Analysen vorzubereiten und in einem Standardlayout wie etwa PowerPoint darzustellen.

Transport- und Logistik-Branche

In der Transport- und Logistik-Branche helfen die Software-Roboter, Aufträge zu erfassen, Kundendetails zu aktualisieren, Lieferungen zu planen, Sendungen zu verfolgen, Daten in das Enterprise Resource Planning (ERP) einzugeben und Inventuren durchzuführen. Auch lässt sich dank RPA der Zugriff auf Daten von Speditionen, Frachtführern, Logistikpartnern und Frachtkostenabrechnungsfirmen automatisieren.

Generell bietet sich RPA also für nahezu alle Einkaufsprozesse an und kann diese weiter optimieren, wobei einige Prozesse einen höheren Automatisierungsgrad erlauben als andere.